Transponder Meldingsbok skal erstatta:
- Papirmeldingsbok
- SMS til lærar sin privattelefon
- Fråværsmailar til lærar/skule sin e-post
- Anna skriftleg kommunikasjon mellom skule og heim
Transponder Meldingsbok kan òg nyttast til:
- At føresette gjev korte meldingar til lærar(ar)/skule
- At lærar(ar)/skule sender korte meldingar til føresette
- At lærar/skule sender samla meldingar/skjema til alle føresette
- Påmelding til aktivitetar og anna
Ved pålogging første gong via ID-porten sikrar me eit høgt nivå av tryggleik for både føresette og tilsette. Alle som loggar seg inn i sine eigne ungar sine meldingsbøker, ser kven som til ei kvar tid kan lesa og skriva i bøkene. Logg deg rett inn i appen og aksepter push-varslar for å halda deg oppdatert i sanntid eller bruk Transponder i nettlesar frå https://www.transponder.no/meldingsbok/ .
Ta i bruk Transponder meldingsbok
Ved å lasta ned appen for Transponder og ta den i bruk, stadfestar du at du vil bruka Transponder meldingsbok. Dersom du ikkje vil nytta digital meldingsbok, treng du ikkje lasta med appen. Dersom du alt har lasta ned appen, men likevel ikkje vil bruka meldingsboka, melder du frå til skulen slik at dei kan slette meldingsboka. Skulen kan ikkje påleggja føresette å bruka Transponder meldingsbok. Dei som vel å ikkje bruka henne må bruka meldingsbok i papir og få ranselpost som tidlegare.
Tilgang til meldingsboka
- Kvar elev har si eiga digitale meldingsbok, og skulen administrerer kven som har tilgang til meldingsboka. Føresette kan til ei kvar tid sjå kven som kan lesa og skriva meldingar i meldingsboka til sitt barn.
- Skulen har eigne rutinar for styring av tilgangar. Det er rektor som har ansvaret for vedlikehald og oppdateringar av tilgangane. Dersom føresette oppdagar feil eller manglar må dei straks melda frå til rektor.
Rutinane er gjennomgått med personvernombodet, og det er laga lovpålagt oversikt korleis persondata vert lagra, sikra m.m. Det óg gjennomført naudsynt ROS analyse.
I Transponder meldingsbok vert fylgjande opplysningar om brukar registrert:
- Identitetsopplysningar
- Namn, fødselsdato, brukar-ID (oppretta ved første pålogging).
- Kontaktopplysningar
- Mobiltelefonnummer (tilsette og føresette).
- Sårbare opplysningar
- er teiepliktige opplysningar og kan koma fram i kommunikasjon mellom heim og skule.
- Sensitive opplysningar
- Skal reduserast til eit minimum og det som er absolutt nødvendig, men kan verta handsama i løysinga (til dømes helseopplysningar).
Informasjonen sin syklus, frå den vert lagt inn, brukt og sletta
Rutinar for å sikra at alle innsamla personopplysningar er relevante, pålitelege og korrekte:
- Opplysningar om eleven (namn, fødselsdato) vert henta frå skulen sitt fagsystem, IST.
- Rektor/avdelingsleiar/kontaktlærar kontrollerer opplysningane og sender desse til føresette for godkjenning. Dette gjeld namn, adresse, mobilnummer og kven som skal kontaktast m.m.
- Føresette kontrollerer opplysningane første gong dei loggar seg på. Ved feil melder ein frå til skulen.
- Dersom ein forelder ikkje lenger har foreldreansvaret, og såleis ikkje skal ha informasjon frå skulen, må skulen ha dette skriftleg frå politi eller barnevern.
- Foreldre vert oppmoda om ikkje å skriva fleire helseopplysningar eller annan personsensitiv informasjon enn strengt nødvendig i fritekstfelt. Slik informasjon bør i staden leverast direkte til kontaktlærar/avdelingsleiar/rektor i telefonsamtale eller avtalt møte.
Når og korleis vert opplysningar arkivert eller sletta?
- All informasjon i Transponder meldingsbok vert lagra i leverandøren sin database. Når ei meldingsbok vert sletta, vil også alt innhaldet i meldingsboka verta sletta for brukarane. Innhaldet er tilgjengeleg for administrator / rektor. Etter eitt år vert det automatisk sletta for alle.
- Informasjon som vert merka som arkivverdig vert lagra hos Transponder i eitt år.
- Fråvær eller anna dokumentasjon som gjeld opplæringa. Desse opplysningane vert i tilfelle arkivert i Kvam herad sitt sakshandsamings -og arkivsystem før meldingsboka vert sletta. Dette kan vera opplysningar som til dømes:
- Undervegsvurdering
- Sluttvurdering
- Fritak
- Rettar og plikter knytt til opplæringa
- Spesialundervisning
- Fysisk og psykososialt skulemiljø
- Skademelding
Transponder vil ikkje vera kommunikasjonskanal for alle desse punkta, men dersom det likevel skulle vera kommunikasjon som er viktige for vidare handsaming, eller for ettertida, vert det arkivert. - Ei meldingsbok vert sletta når:
- Eleven sluttar
- Eleven byter skule
For meir informasjon om bruk av Transponder Meldingsbok: