Retningsliner 

A.      Generelt

Retningslinene er rettleiande i den grad at på dei område lovverk og føresegner føreligg går desse framom retningslinene . Retningslinene utfyller elles reglement for politiske organ og  delegeringsreglementet for heradet.

B.    Prinsippa bak  styringssystemet   (i forenkla form) 

b)          Alle prinsipielle saker skal avgjerast av heradsstyret. Saker av ikkje prinsipiell karakter skal avgjerast administrativt med ankeadgang til politisk nivå.

c)    Alle einskildsaker skal avgjerast  av administrasjonen etter politiske vedtak/føringar, med klagerett til folkevalt nivå, der ikkje særlov seier noko anna. (Jfr. Fvl lova, § 28).

        Det er oppretta ei politisk anke-/klagenemd.

d)        Administrasjonen skal ha full mynde i administrative saker.

1.      ”Administrasjonssjefen er den øverste leder for den samlede kommunale eller fylkeskommunale administrasjon, med unntak som følger av lov, og innenfor de rammer kommunestyret eller fylkestinget fastsetter.

2.       Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet (i gammel lov var dette ansvaret lagt til ordfører), og at vedtak blir iverksatt.

3.       Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget.

4.       Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet.” (stat slutt:)

f)       Framlegg til vedtak (innstilling) skal gjerast i  formannskap, dei faste utvala,  politiske arbeidsgrupper og fremjast for heradsstyret,  etter ein vedteken "saksordførarmodell” (Innstillingane, med evt. fleirtals- og mindretalsinnstillingar, skal presenterast etter tur i heradsstyret).
    

g)      Arbeidsdelinga mellom politisk og administrativt nivå skal elles utformast etter "timeglasmodellen". D.v.s. at ordføraren har ansvar for saksgang i det politiske systemet, administrasjonssjefen i det administrative, og at kontaktpunkt mellom politisk- og administrativt nivå vert ordførar-administrasjonssjef.

"Timeglasmodellen":

C.        Retningslinene inneheld rutinar for:

 1.     Innkalling av administrasjonen til møte i folkevalde organ.

2.     Korleis administrasjonen skal opptre i folkevalde organ

4.     Folkevalde si  informasjonsinnhenting/informasjonsformidling.

5.     Kommunikasjon folkevalde - administrasjon.

1.    Innkalling av administrasjonen til møte i folkevalde organ:

 1.1     Ein skal alltid  vende seg
          administrasjonssjefen  eller den han gjev mynde.

 1.2    Det er leiaren i vedkommande folkevalde organ og berre denne, som kan be om oppmøte frå administrasjonen.

1.3   Der administrasjonssjefen sjølv ikkje møter, skal han sjå til at annan representant for administrasjonen møter. Det er berre administrasjonssjefen eller den han gjev særskilt mynde som har møte- og talerett, jfr. kommunelova § 23.3.

1.4   Ein føreset likevel at sentrale representantar frå administrasjonen er tilgjengelege innafor normalarbeidstid og elles under formannskapet og heradsstyret sine forhandlingar.

1.5   Administrasjonssjefen skal setja opp ein oversikt over kven frå administrasjonen

       som bør møta fast i heradsstyret,  og andre utval

        Dei ovanemnde personane skal gjera kva dei kan for å vera tilgjengjelege når det vert haldne politiske møte (Viser til gjeldande møteplan)

1.6   Administrasjonssjefen set opp oversikt over kva personar i administrasjonen

        (leiargruppa) leiarane i folkevalde organ kan ha direkte kontrakt med i  forhold til sitt politiske arbeid.

2.         Korleis administrasjonen skal opptre i folkevalde
            organ

2.1   Møteleiar definerer administrasjonen si deltaking i folkevalde organ. Behovet for ei klar rollefordeling og einheitleg opptreden frå administrasjonen tilseier at ein  utformer felles retningsliner. Dette sjølv om ingen saker er like, og  behovet/ønska om deltaking frå administrasjonen kan variere.

2.2     Handsaming av saker kan delast i fire:

          * utgreiing

          * avklarande spørsmål

          * politisk handsaming/diskusjon

          * røysting

2.3   Heradsstyret sin forretningsorden vert lagt til grunn i alle folkevalde organ.

2.4   Administrasjonen si oppgåve er å greie ut om saka dersom møteleiaren ber om det, og deretter å svare på spørsmål. Vidare skal administrasjonen bidra med oppklaring av misstydingar eller feil som kjem fram under handsaminga av saka – det gjeld og  framlegg til vedtak som strid mot lov, føresegner e.l. Dette skjer gjennom å vende seg til møteleiar (skriftleg, då ein ynskjer dokumentasjon for at administrasjonen har påpeika tilhøvet).

        Rådmann/administrasjonssjef eller den rådmannen  har delegert til, er forplikta til:

          - å stilla opp på møte

          - å informera om saker

          - å svara på spørsmål o.l..

2.5   Administrasjonen skal ikkje delta i debatt og meiningsbrytning - om dette ikkje går på tilhøve som nemnt framom.

2.6    Møteleiar skal markere når dei einskilde fasane av handsaminga, nemnt under pkt. 2 B, er avslutta.

2.7    Det skal gå fram av møteprotokollen for det aktuelle organ kven frå administrasjonen  som har vore til stades på møtet.
 

2.8    Kommunen sin barnerepresentant, jfr. rundskriv T-1/95 til Plan og bygningslova, har møteplikt, talerett, rett til å stilla forslag og rett til å få protokollført merknader i politiske organ i saker som gjeld barn sine oppvekstvilkår. Jfr. det særlege ansvaret i "den faste planutvalet."

2.9   I medhald av kommunehelselova, § 3-4, skal kommunelegen si tilråding og grunngjeving alltid fylgja saka når kommunen handsamar saker om miljøretta helsevern og smittsame sjukdomar. Med heimel i dette reglementet får kommunelegen i tillegg møte- og talerett i politiske organ når ein handsamar saker som omhandlar miljøretta helsevern og smittevern.

C 3.     Administrasjonen si informasjonsformidling – knytt til
            saksframlegg.

3.1     Saksutgreiing og -framstilling er, etter kommunelova § 23.2, administrasjonssjefen sitt ansvar.

3.2     Administrasjonen skal i saksframstillingar freiste oppnå ei einskapleg form med skilje mellom:

          * saksopplysningar

          * presentasjon av alternativ/vurderingar

          * konklusjonar

3.3     Relevante vedlegg skal refererast under eigne punkt - 

3.4     I saksutgreiinga føreset ein at alle utgreidde alternative løysingar er lagt fram.

3.5     Tidsplanar for ekspedisjon av saker til politisk handsaming vert å handsame strengt.(P.t skal saker til politisk handsaming vere levert rådmannen  21 dagar før møte i politisk organ. Dette for å kunne kvalitetssikre sakene, m.a. i høve til fullført sakshandsaming, som er vedteke som prinsipp i Kvam).

4.   Folkevalde si informasjonsinnhenting /  informasjonsformidling.

4.1     Folkevalde sine rettar til innhenting av informasjon er i dag regulert av offentlegheitslova og forvaltningslova. Jfr. og kommunelova § 40 nr. 5

          ”Kommunestyret og fylkestinget skal utarbeide et reglement for de folkevalgtes rett til innsyn i saksdokumenter og til informasjon om saker som er under behandling. ” (Rettleiande normalreglement for folkevalde sin rett til innsyn, utarbeidd av  kommunaldepartementet, i medhald av  kommunelova § 40 nr 5, er gjort gjeldande for Kvam herad.)

4.2     Ansvar for dei politiske møta ligg til møteleiar/ordførar.

          Det må strekast under at dei strenge reglane for habilitet krev at det er innkalla varamann til møta om det er grunn for å tru at nokon er ugild. Kvar representant har, om det er sakleg grunn for det,  ansvar for å ta opp spørsmål om sin habilitet med møteleiar/ordførar i god tid før møtet.

4.3     Saksordførarane eller, om ein ikkje vel å ha eit system for dette, utvalsleiaren, skal sammenfatte diskusjonen i komiteen og fremja dette for heradsstyret.

4.4     All kontakt frå folkevalde til administrasjonen skal vera knytt  til faktabasert

          informasjon som vert kanalisert gjennom administrasjonssjefen - eller den

          som opptrer i hans stad.

 5.     Kommunikasjon folkevalde - administrasjon:

 5.1     Kontakt og kommunikasjon mellom folkevalde og administrativ del av Kvam herad skal vere ut frå gjensidig tillit og respekt for kvarandre sine funksjonar og ansvar.

5.2     Kommunikasjonen skal kanaliserast gjennom ordførar og administrasjonssjef som leiarar for dei respektive deler ("timeglasmodellen"). Unnatak sjå pkt. 1.6

5.3     Ordførar og utvalsleiar har ansvar for å fordela saker frå administrasjonen til handsaming i politiske organ oppnemnt av heradsstyret.  Utvala  har likevel sitt arbeidsfelt nedfelt i oppnemninga i heradsstyret.

 ------

 Rettleiande normalreglement –   Gjeld i Kvam herad

Veiledende normalreglement for folkevalgtes innsynsrett - kommuneloven § 40 nr. 5

Publikasjonsnummer H-2142 - 2003

Teieplikt for folkevalte – KRD – H- 2112 – år 2000